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1.
OBJETIVO
Cerrar la oficina de tal manera
que no se permita la realización de transacciones
para la misma fecha y jornada de trabajo, hasta
una nueva apertura de oficina.
2.
CONSIDERACIONES
Al ejecutar esta transacción,
se debe tener en cuenta:
- No se podrán ingresar
más transacciones, hasta que no se realice
una apertura de la oficina.
- Los funcionarios de la
oficina que se cerrará deben haber salido
del sistema.
- Si en el momento de solicitud
del cierre, se encuentran usuarios todavía
en el sistema, la transacción es rechazada,
de tal manera que los funcionarios deberán
salir del sistema, y nuevamente intentar el
cierre.
- En caso que el sistema
reporte que hay funcionarios trabajando, y éstos
físicamente han abandonado la oficina,
un usuario con el perfil adecuado deberá
realizar cierre remoto a dichos funcionarios,
de tal manera que se pueda cerrar la oficina
correctamente.
3. PROCESO
Tanto en Caja como en Administración
Centralizada, el sistema cierra la oficina y a
todos los funcionarios que se encuentren activos.
Solo se debe ejecutar cuando ya no se requiera
ingresar más transacciones para la fecha
de proceso activa.
El siguiente proceso es
efectuado únicamente para el Cierre de
Oficina 0001 de Administración Centralizada
(no aplica para Caja):
- Esta transacción
deberá ser ejecutada manualmente por
el operador sólo en el caso que
la tarea programada para tal fin falle.
- El perfil que se designe
para la verificación de la ejecución
correcta de las tareas programadas, deberá
validar que efectivamente el Cierre de Oficina
fué efectuado a la hora programada y
que fué realizado con éxito.
- Para tal efecto,
si este funcionario es la primera persona que
ingresará a la aplicación de Administración
Centralizada, pueden ocurrir los siguientes
eventos:
- El sistema le
solicitará Abrir la Oficina, lo que
significa que el cierre de Oficina se efectúo
con éxito pero ocurrió una
falla en la Apertura Automática de
la Oficina.
- El sistema le
solicitará el Ingreso al Sistema
de manera normal. En este caso, deberá
ingresar y verificar la fecha que se presenta
en la línea de estado de la aplicación.
Si esta fecha corresponde con la fecha contable
de operación de la Oficina, significa
que tanto el cierre como la apertura automática
fueron realizadas con éxito. Pero
si por el contrario, la fecha no coincide,
es porque el Cierre de Oficina automático
falló. Para verificar si esto fue
lo que realmente pasó, el funcionario
deberá consultar el diario electrónico
para la fecha real e identificar el estado
de la transacción 0906-CIERRE DE
OFICINA y posteriormente proceder con la
ejecución de dicha transacción.
- Si el cierre de la
oficina centralizada tuvo alguna falla, la apertura
de oficina y los cargues automáticos
de archivos hacia SMART Branch no fueron efectuados,
razón por la cual estas tareas deberán
ser realizadas en forma manual por las personas
responsables como lo especifican las transacciones
definidas para tal fin.
- Adicionalmente, independiente
que la tarea automática de cierre haya
fallado, las generaciones automáticas
de archivos de fin de día, pudieron haber
sido ejecutados exitosamente. El funcionario
responsable, deberá verificar en el diario
electrónico que dichas operaciones hayan
sido efectuadas. Si no fueron efectuadas, (no
aparecen en el diario, o están Rechazadas)
deberán ser ejecutadas manualmente por
los usuarios responsables haciendo uso de las
transacciones dispuestas para tal fin en la
aplicación, las cuales se encuentran
descritas en el Manual de Procesos Operativos
del sistema.
4. USUARIOS DE LA
TRANSACCIÓN
Esta transacción
es ejecutada solo por funcionarios, cuyo perfil
de seguridad lo indique.
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